PERTEMUAN 2 KONTEKS METODE ANALISIS DAN DESAIN (ADSI)

Manajemen Informasi

Pada dunia usaha yang semakin kompetitif, keunggulan sekecil apapun akan mempengaruhi posisi perusahaan dalam jangka panjang. Sebuah rental VCD yang terlalu lama mencari judul CD film yang dipinjam pelanggannya, akan ditinggalkan pelanggan. 

Manajer sebuah kios majalah di suatu lobi hotel dapat mengelola usahanya dengan mengamati aktiva berwujudnya yang berupa dagangan, cash register, dan arus pelanggan. Ketika skala operasi terus meningkat menjadi perusahaan denga ratusan atau ribuan pekerja, manajer tidak bisa lagi mengandalkan pengamatan, tetapi lebih mengandalkan informasi. Manajer menggunakan banyak laporan atau tampilan informasi untuk mencerminkan kondisi fisik perusahaan.

Alasan Perkembangan Manajemen Informasi

- Kegiatan bisnis dan organisasi semakin rumit.

  Perusahaan terpengaruh ekonomi internasional dan bersaing dalam pasar internasional

- Kemampuan komputer semakin baik.

  Ukuran dan kecepatan berkembang sangat pesat

  Komputer bukan barang mewah, tetapi bagian dari peralatan kantor, setara dengan meja, telpon, dll.

Sistem Informasi

Definisi

Suatu alat untuk menyajikan informasi dengan cara sedemikian rupa sehingga bermanfaat bagi penerimanya (Kertahadi, 1995).

Tujuan

Menyajikan informasi guna pengambilan keputusan pada perencanaan, pemrakarsaan, pengorganisasian, pengendalian kegiatan operasi sub sistem perusahaan (Murdick dan Ross, 1993).

Komponen Sistem Informasi (Stair, 1992)

• Perangkat keras
• Perangkat lunak
• Database
• Telekomunikasi
• Manusia
• Prosedur

Tipe Sistem Informasi (AL Fatta, 2008)

• Transaction Processing Systems (TPS)
• Management Information Systems (MIS)
• Decision Support Systems (DSS)
• Expert Systems (ES)

Transaction Processing Systems

Adalah sistem informasi terkomputerisasi yang dikembangkan untuk memproses sejumlah besar data untuk transaksi bisnis rutin.

TPS meliputi:

• Mengotomasi penanganan data aktifitas bisnis dan transaksi 
• Menangkap data dari setiap transaksi
• Memverifikasi transaksi untuk diterima atau ditolak
• Menyimpan transaksi yang telah divalidasi untuk pengumpulan data berikutnya
• Menghasilkan laporan untuk menyediakan rangkuman dari setiap transaksi

Management Information Systems

Adalah sebuah sistem informasi pada level manajemen yang berfungsi untuk membantu perencanaan, pengendalian dan pengambilan keputusan dengan menyediakan  resume rutin dan laporan-laporan tertentu.

SIM mengambil data mentah dari TPS dan mengubahnya menjadi kumpulan data yang lebih berarti yang dibutuhkan manajer untuk menjalankan tanggung jawabnya.

Untuk mengembangkan SIM, diperlukan pemahaman yang baik tentang informasi apa yang dibutuhkan manajer dan bagaimana mereka menggunakan informasi tersebut. 

Decision Support Systems

Merupakan sistem informasi pada level manajemen dari suatu organisasi yang mengkombinasikan data dan model analisis canggih atau peralatan data analisis untuk mendukung pengambilan keputusan.

DSS biasanya tersusun dari:

• Database (bisa diekstraksi dari TPS/MIS)
• Model grafis atau matematis
• Antarmuka pengguna, sebagai alat komunikasi user dengn DSS

Expert System

Merupakan representasi pengetahuan yang menggambarkan cara seorang ahli dalam mendekati suatu masalah.

ES lebih fokus pada bagaimana mengkodekan dan memanipulasi pengetahuan dari informasi.

Stakeholder Sistem Informasi

Stakeholder adalah orang yang memiliki kepentingan tertentu pada suatu kegiatan bisnis.

Stakeholder sistem informasi (Whitten et.al):

• Pemilik sistem
• Pengguna sistem
• Desainer sistem
• Pembangun sistem
• Analis sistem

Pemilik Sistem

• Biasanya berasal dari tingkat manajemen.
• Untuk sistem ukuran menengah ke atas, pemilik sistem biasanya manajer menengah atau eksekutif.
• Untuk sistem lebih kecil, pemilik sistem bisa manajer menengah atau supervisor.
• Pemilik sistem cenderung tertarik pada keuntungn bersih, berapa biaya yang harus dikeluarkan untuk sistem tersebut?
• Seberapa besar nilai dan keuntungan sistem terhadap bisnis?
• Nilai dan keuntungan dapat diukur, seperti: peningkatan keuntungan perusahaan, pengurangan biaya bisnis, peningkatan pangsa pasar, perbaikan relasi pelanggan, peningkatan efisiensi, perbaikan pembuatan keputusan, kesalahan lebih sedikit, perbaikan kemanan.

Pengguna Sistem

Merupakan mayoritas pekerja informasi di berbagai sistem informasi.

Lebih memperhatikan fungsi sistem yang disediakan untuk pekerjaan mereka.

Ada dua kelompok pengguna sistem:

• Pengguna sistem internal: admin, staf teknis dan profesional, supervisor
• Pengguna sistem eksternal: pelanggan, pemasok, rekan kerja, karyawan

Desainer Sistem

Merupakan spesialis teknologi sistem informasi yang menterjemahkan kebutuhan bisnis pengguna sistem menjadi sebuah desain sistem.

Mendesain database, input, output, screen, jaringan dan perangkat lunak komputer.

Jenis desainer sistem: 

administrator database, arsitek jaringan, arsitek web, desainer grafis, security network.

Pembangun Sistem

Spesialis teknis yang membangun sistem informasi dan komponen yang didasarkan pada spesifikasi desain yang dihasilkan oleh desainer sistem.

Jenis pembangun sistem: programmer aplikasi, programmer sistem, programmer database, admisnistrator jaringan, administrator keamanan, webmaster, software integrator.

Analis Sistem

Merupakan stakeholder kunci dalam proses pengembangan sistem, Mempelajari masalah dan kebutuhan dari organisasi untuk menentukan bagaimana orang, data, proses, komunikasi, dan teknologi informasi dapat meningkatkan pencapaian bisnis.

Tugas utamanya adalah menentukan bentuk sistem yang akan dibangun, Padanan kata lain untuk analis sistem adalah konsultan sistem, analis bisnis, arsitek sistem, insinyur sistem, insinyur informasi, analis informasi, dan integrator sistem.

Peran Analis Sistem
- Memahami bisnis dan komputer.
  Mereka mempelajari masalah dan kesempatan bisnis kemudian mentransformasi persyaratan bisnis     dan informasi ke dalam spesifikasi sistem yang akan diimplementasikan.
- Memulai perubahan di dalam sebuah organisasi.

 Setiap sistem baru mengubah bisnis. Menyediakan informasi yang dapat digunakan untuk          keuntungan kompetitif, menemukan pasar dan layanan baru, dan bahkan secara dramatis mengubah    dan memperbaiki cara organisasi berbisnis.

Keahlian Yang Diperlukan Analis Sistem

• Pengetahuan teknologi informasi
• Pengalaman dan keahlian pemrograman Komputer
• Pengetahuan umum proses dan terminologi bisnis
• Keahlian pemecahan masalah yang umum
• Keahlian komunikasi antarorang yang baik 
• Keahlian relasi antarorang yang baik
• Fleksibiltas dan adaptabilitas
• Karakter dan etika

Tren Bisnis Sistem Informasi

• E-Commerece dan e-Business
• Keamanan dan Privasi
• Kolaborasi dan Rekanan
• Perbaikan Proses Berkesinambungan
• Manajemen Kualitas Total
• Desain Ulang Proses Bisnis

E-Commerece dan e-Business

Sebagai akibat dari globalisasi ekonomi dan meluasnya internet, bisnis berubah ke E-Commerece dan e-Business.

Ada 3 tipe dasar aplikasi sistem informasi E-Commerece dan e-Business

Pemasaran image, produk, dan layanan perusahaan 

Perdagangan elektronik business-to-consumer (B2C)

Perdagangan bisnis business-to-business (B2B)

Keamanan dan Privasi

Isu keamanan cenderung berulang di sekeliling kelangsungan bisnis, “Bagaimana bisnis akan berlangsung pada kejadian pelanggaran hukum atau bencana yang menyebabkan gangguan aktivitas bisnis?”

• Hal yang berhubungan dengan keamanan adalah isu privasi.
• Pelanggan semakin menginginkan privasi dalam ekonomi digital.
• Pemerintah sedang membuat peraturan isu keamanan, dan peraturan tersebut tampaknya akan semakin ketat seiring tumbuhnya ekonomi digital.
• Hampir setiap bisnis sekarang memiliki kebijakan privasi.
• Konsumen mulai menganalisa dan memonitor kebijakan privasi, mempertahankan perusahaan yang bertanggungjawab da melobi pemerintah untuk mengeluarkan peraturan dan penerapan hukum yang lebih ketat.

Kolaborasi dan Rekanan

Di dalam organisasi, manajemen menekankan perlunya menghancurkan dinding yang memisahkan departemen dan fungsi organisasi.

Manajemen berbicara tentang tim “fungsional-silang” yang berkolaborasi untuk mengatur tujuan-tujuan bisnis umum.

Misalnya, sebuah desaun produk baru biasanya melibatkan tim lintas fungsional yang terdiri dari perwakilan banyak unit organisasi, seperti teknink, pemasaran, penjualan, produksi, distribusi, dan sistem informasi.

Kolaborasi juga berkembang untuk melibatkan organisasi lain, bahkan para pesaingnya.

Microsoft dan Oracle menjual sistem manajemen database yang kompetitif. Tapi, mereka juga bekerjasama untuk memastikan bahwa aplikasi Oracle juga dapat dioperasikan pada database Microsoft. Keduanya meraih keuntungan dari kerjasama tersebut.

Perbaikan Proses Berkesinambungan

• Pengawasan terus-menerus untuk memberikan efek perbaikan yang kecil tapi dapat diukur
• Perubahan dapat berupa pengurangan biaya, peningkatan efisiensi, peningkatan keuntungan

Manajemen Kualitas Total

Pendekatan yang komprehensif untuk memfasilitasi perbaikan dan manajemen kualitas dalam sebuah bisnis.

Manajemen kualitas tidak dimulai dan berakhir dengan produk dan layanan yang dijual, melainkan dimulai dengan kultur yang mengetahui bahwa setiap orang dalam bisnis bertangungjawab atas kualitas.

TQM mensyaratkan bahwa setiap fungsi bisnis, termasuk layanan informasi mengidentifikasikan indikator kualitas, mengukur kualitas, dan membuat perubahan yang diperlukan untuk memperbaiki kualitas

Desain Ulang Proses Bisnis

Studi, analisis, dan desain ulang proses bisnis mendasar untuk mengurangi biaya dan memperbaiki pertambahan nilai pada bisnis.

Ada 2 cara untuk mengimplementasikan sistem informasi : membangun dan membelinya.

Dalam penulisan software, lebih baik mendesain ulang proses bisnis sebelum menulis software untuk mengotomatisasinya.

Dalam pembelian paket software, lebih mudah mendesain ulang proses bisnis untuk bekerja dengan paket software, daripada berusaha untuk memaksakan paket software untuk bekerja dengan proses bisnis yang sudah ada.

Perkembangan Sistem Informasi

Teknologi Sistem Informasi

• Jaringan dan Internet
• Teknologi Mobile dan Nirkabel
• Teknologi Objek
• Teknologi Kolaboratif
• Aplikasi Enterprise
• Enterprise Resource Planning
• Supply Chain Management
• Customer Relationship Management

ERP

Aplikasi perangkat lunak yang mengintegrasikan secara penuh sistem informasi yang mencakup sebagian besar atau semua fungsi bisnis inti dan mendasar, termasuk pemrosesan transaksi dan informasi manajemen untuk fungsi-fungsi bisnis tersebut.

CRM

Aplikasi perangkat yang menyediakan pelanggan dengan akses ke proses bisnis dari permintaan awal melalui layanan dan dukungan penjualan pasca penjualan.

Referensi :

Edi Setiawan. S.Kom, M.Kom